Η AS AUTOMATION SYSTEM HELLAS, αναγνωρίζοντας τη σημασία της διαφάνειας, της ακεραιότητας και της υπεύθυνης επιχειρηματικής λειτουργίας, υιοθετεί την παρούσα Πολιτική Αναφοράς Παραβάσεων με στόχο τη διασφάλιση ενός περιβάλλοντος εργασίας που διέπεται από εμπιστοσύνη, δικαιοσύνη και σεβασμό στους κανόνες δεοντολογίας.
Η εταιρεία ενθαρρύνει την έγκαιρη και υπεύθυνη αναφορά περιστατικών που ενδέχεται να συνιστούν παραβίαση της νομοθεσίας ή των εσωτερικών διαδικασιών της, θεωρώντας ότι η ανοιχτή επικοινωνία και η υπευθυνότητα αποτελούν βασικούς πυλώνες για τη βιώσιμη ανάπτυξη και την προστασία όλων των εμπλεκομένων μερών.
Στο πλαίσιο αυτό, η παρούσα πολιτική εφαρμόζεται σε συμμόρφωση με την Οδηγία (ΕΕ) 2019/1937 και τον Ν.4990/2022, ιδίως τα άρθρα 1 και 3 αυτού, τα οποία καθορίζουν το πλαίσιο προστασίας των προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις του ενωσιακού δικαίου.
Σκοπός της πολιτικής είναι η δημιουργία ενός αποτελεσματικού μηχανισμού αναφοράς παραβάσεων, η ενίσχυση της διαφάνειας και η προστασία των αναφερόντων προσώπων από αντίποινα, σύμφωνα με το άρθρο 17 του Ν.4990/2022.
Στο πεδίο εφαρμογής της παρούσας εντάσσονται τα πρόσωπα που εμπίπτουν στο άρθρο 6 του Ν.4990/2022, ήτοι σε φυσικά πρόσωπα που αποκτούν πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις στο πλαίσιο της εργασιακής τους δραστηριότητας.
Στα πρόσωπα αυτά περιλαμβάνονται εργαζόμενοι, πρώην εργαζόμενοι, υποψήφιοι προς εργασία, αυτοαπασχολούμενοι, μέτοχοι, μέλη διοίκησης, καθώς και τρίτοι που συνεργάζονται με την εταιρεία, όπως προμηθευτές και υπεργολάβοι.
Αντικείμενο Αναφορών
Οι αναφορές καλύπτουν παραβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 4 του Ν.4990/2022 και του άρθρου 2 της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937, ιδίως σε τομείς όπως οι δημόσιες συμβάσεις, οι χρηματοπιστωτικές υπηρεσίες, η πρόληψη νομιμοποίησης εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες, η προστασία του περιβάλλοντος, η δημόσια υγεία και η προστασία των προσωπικών δεδομένων.
Περαιτέρω, η πολιτική καλύπτει και σοβαρές παραβιάσεις εσωτερικών κανονισμών της εταιρείας, εφόσον αυτές συνδέονται με το δημόσιο συμφέρον ή ενδέχεται να προκαλέσουν σημαντική ζημία στην εταιρεία.
Η προστασία παρέχεται υπό την προϋπόθεση ότι ο αναφέρων είχε εύλογους λόγους να πιστεύει ότι οι πληροφορίες ήταν αληθείς κατά τον χρόνο υποβολής της αναφοράς, σύμφωνα με το άρθρο 7 του Ν.4990/2022.
Κανάλια Υποβολής Αναφορών
Η εταιρεία έχει θεσπίσει εσωτερικά κανάλια αναφοράς σύμφωνα με το άρθρο 8 του Ν.4990/2022, τα οποία είναι σχεδιασμένα και λειτουργούν κατά τρόπο που διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος, όπως απαιτείται από το άρθρο 14 του ίδιου νόμου.
Οι αναφορές υποβάλλονται μέσω της ειδικής πλατφόρμας που είναι διαθέσιμη στην ιστοσελίδα της εταιρείας Υποβολή Εσωτερικής Αναφοράς, είτε επώνυμα είτε ανώνυμα, σύμφωνα με το άρθρο 9 του Ν.4990/2022.
Οι αναφέροντες διατηρούν επίσης το δικαίωμα υποβολής εξωτερικής αναφοράς προς την Εθνική Αρχή Διαφάνειας, σύμφωνα με το άρθρο 12 του Ν.4990/2022.
Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών
Η εταιρεία έχει ορίσει Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (ΥΠΠΑ), σύμφωνα με το άρθρο 8 παρ. 3 του Ν.4990/2022, ο οποίος είναι καταχωρημένος στο σύστημα sepenet.gr.
Ο ΥΠΠΑ είναι αρμόδιος για την παραλαβή, καταγραφή και παρακολούθηση των αναφορών, ενεργώντας με ανεξαρτησία και αμεροληψία, όπως προβλέπεται από το άρθρο 10 του Ν.4990/2022.
Διαδικασία Διαχείρισης Αναφορών
Η διαδικασία διαχείρισης των αναφορών διενεργείται σύμφωνα με το άρθρο 10 του Ν.4990/2022.
Ειδικότερα, η εταιρεία επιβεβαιώνει την παραλαβή της αναφοράς εντός επτά (7) ημερών, σύμφωνα με το άρθρο 10 παρ. 2, και παρέχει ενημέρωση σχετικά με την πορεία της διερεύνησης εντός χρονικού διαστήματος που δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες, σύμφωνα με το άρθρο 10 παρ. 4.
Η διερεύνηση πραγματοποιείται με τρόπο αντικειμενικό και αμερόληπτο, διασφαλίζοντας τα δικαιώματα όλων των εμπλεκομένων μερών.
Σε περίπτωση ανώνυμης αναφοράς, η υποχρέωση επιβεβαίωσης παραλαβής και ενημέρωσης σχετικά με την πορεία της διερεύνησης εφαρμόζεται μόνο στον βαθμό που είναι δυνατή η επικοινωνία με τον αναφέροντα.
Εμπιστευτικότητα και Προστασία Δεδομένων
Η εταιρεία διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην αναφορά, σύμφωνα με το άρθρο 14 του Ν.4990/2022.
Η επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων πραγματοποιείται σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (ΕΕ) 2016/679 και το άρθρο 22 του Ν.4990/2022, το οποίο ρυθμίζει ειδικά την επεξεργασία δεδομένων στο πλαίσιο των αναφορών.
Προστασία από Αντίποινα
Η εταιρεία απαγορεύει ρητά κάθε μορφή αντιποίνων κατά των προσώπων που υποβάλλουν αναφορές, σύμφωνα με το άρθρο 17 του Ν.4990/2022.
Τα προστατευόμενα πρόσωπα απολαμβάνουν πλήρη προστασία έναντι πράξεων όπως απόλυση, υποβιβασμός, παρενόχληση ή οποιαδήποτε άλλη δυσμενής μεταχείριση, όπως προβλέπεται στο άρθρο 18 του Ν.4990/2022.
Κακόπιστες Αναφορές
Η προστασία του νόμου δεν καταλαμβάνει περιπτώσεις κατά τις οποίες αποδεικνύεται ότι ο αναφέρων υπέβαλε εν γνώσει του ψευδείς πληροφορίες, σύμφωνα με το άρθρο 23 του Ν.4990/2022. Στις περιπτώσεις αυτές ενδέχεται να επιβληθούν οι προβλεπόμενες κυρώσεις.
Τήρηση Αρχείων
Η εταιρεία τηρεί αρχεία των αναφορών σύμφωνα με το άρθρο 16 του Ν.4990/2022, με τρόπο που διασφαλίζει την εμπιστευτικότητα, την ακεραιότητα και την προσβασιμότητα των δεδομένων μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα.
Τα δεδομένα διατηρούνται μόνο για το χρονικό διάστημα που είναι αναγκαίο και αναλογικό προς τον σκοπό της επεξεργασίας.
